Nie da się ukryć, że organizowanie konferencji biznesowej czy naukowej to zadanie, z którym mierzyć się mogą wyłącznie najlepsi. Jednak i im zdarzają się wpadki oraz niedociągnięcia, które mogą wywołać lawinę złych wypadków, które ostatecznie zwiększają ryzyko niepowodzenia całego przedsięwzięcia. W dzisiejszym artykule przedstawimy Wam 5 takich błędów, których w praktyce lepiej unikać i przygotować się na to, by ich nie popełnić.
Coraz częściej organizatorzy konferencji decydują się na przygotowanie ich w salach hotelowych. Takie rozwiązanie niesie ze sobą wiele zalet – począwszy od miejsc noclegowych, przez zazwyczaj świetną lokalizację, a na dodatkowych atrakcjach takich jak restauracje czy strefy SPA kończąc. Organizowanie konferencji w hotelach wymaga jednak od nas pełnego skupienia i fokusowania sił również na szczegółach. Dzięki temu unikniemy błędów przy organizowaniu tego typu wydarzeń. A jakie są najpopularniejsze z nich? Czego unikać?
1. Niedopasowanie wielkości sali
Bardzo często zdarza się, że organizatorzy źle przeliczają ilość potrzebnych miejsc do ilości gości konferencji. Wówczas mamy komiczną sytuację w której albo sala jest zbyt wielka (co nie wygląda dobrze wizerunkowo), albo jest zbyt mała i uczestnicy siedzą w ścisku lub brak jest miejsc siedzących dla wszystkich. Warto upewnić się, jaki metraż będzie dla nas najbardziej optymalny. W tym celu polecamy skonsultować się z menadżerem hotelu, w którym ma odbyć się wydarzenie.
2. Brak komunikacji z obsługą hotelu
Pamiętaj, że konferencji nie tworzysz tylko Ty, goście oraz prelegenci. Bardzo ważną rolę odgrywają również pracownicy obsługi obiektu, w którym się ona odbywa. Jeśli nie poinformujesz ich o wszystkim, co konieczne, możesz mieć pewność, że niektóre elementy konferencji po prostu się posypią.
3. Atrakcje, które nic nie wnoszą
Nie ma nic bardziej kiczowatego i przesadzonego niż wiele atrakcji, które tak naprawdę nie spełniają żadnego celu. Przykładem może tu być słynna foto-budka, która przecież nie sprawdza się na wszystkich wydarzeniach. Będzie ona ciekawą atrakcją podczas luźniejszej imprezy – takiej jak jakiś event. Nie spełni jednak swojego założenia podczas poważnej konferencji naukowej czy biznesowej.
4. Przeładowany plan konferencji
Pamiętaj, że na jednym wydarzeniu nie da się zrobić wszystkiego. Jeśli nadmiernie obciążysz plan konferencji, możesz być już teraz pewny, że nie zaprezentujesz gościom całości, a przez to posypie się cała organizacja i ramy Twojego wydarzenia. Jeśli chcesz wypaść dobrze w oczach uczestników – wybierz najważniejsze elementy konferencji i na nich się skup.
5. Jednostajny rytm konferencji
Jeśli coś jest cały czas takie samo i nie wywołuje żadnych emocji – nie zostanie zapamiętane, a co gorsza – może znudzić już podczas trwania. Tak samo jest z konferencjami. Bardzo często ich organizatorzy zapominają o tzw. punkcie kulminacyjnym wydarzenia. Przez to konferencje przechodzą bez echa i stają się jednymi z wielu.
