W wielu organizacjach działy HR implementują swoje systemy motywowania pracowników oparte na własnych doświadczeniach i odbytych kursach. Często jednak są one traktowane nie jak wskazówki, ale literalne wytyczne, od których nie może być żadnych odstępstw. Tego typu ortodoksyjne trzymanie się takiej czy innej doktryny zamiast przynosić spodziewane pozytywne efekty może jednak szkodzić. Dlaczego? Bo nie tworzymy jednolitej masy, wręcz przeciwnie, lubimy podkreślać naszą indywidualność. Dlatego też konieczne jest elastyczne podejście, które może trafić do większej liczby pracowników.
Zwolennicy podejścia „szytego na miarę” opierają się m.in. na doświadczeniach zaczerpniętych z systemu działania struktur zarządzania w Toyocie. To właśnie stąd wyrosła coraz popularniejsza koncepcja Lean Management (tzw. szczupłe zarządzanie). Zakłada ono przede wszystkim wysoką elastyczność struktury organizacyjnej, ciągłe udoskonalanie przedsiębiorstwa, rozwijanie kadry zarządzającej i pracowników, przejrzysty podział odpowiedzialności, a także wyodrębnienie małych jednostek organizacyjnych, odpowiadających za realizację konkretnych zadań. Bardzo ważne są tu cykliczne spotkania z pracownikami. W ich czasie omawia się bieżące problemy oraz przebieg poszczególnych procesów w przedsiębiorstwie. Sprawia to, że pracownicy mogą mieć większe poczucie wpływu na działalność firmy. Niezwykle istotna jest tu kultura „no blame”, zakładająca, że szuka się nie winnych, ale rozwiązań problemów.
Elastyczny system motywowania pracowników to też taki, który umożliwia im rozwój zawodowy zgodny nie tylko z polityką pracodawcy, ale także indywidualnych preferencji zatrudnionych. Poczucie, że stanęliśmy w miejscu jest jednym z najsilniejszych demotywatorów, podobnie jak wymuszanie rozwoju kompetencji niezgodnych z priorytetami pracownika.
Oczywiście nie ma skutecznego motywowania pracowników bez udziału kadry zarządzającej. To oni – szczególnie bezpośredni przełożeni – powinni zdawać sobie sprawę z indywidualnych preferencji i działać zgodnie z nimi. Można regularnie prowadzić też badania satysfakcji pracownków, chociaż pamiętać należy, że nie są one w stanie całkowicie zastąpić szczerej rozmowy w cztery oczy. Dzięki połączeniu obu można uzyskać niemal pełny obraz, który pozwoli nam przygotować „szytą na miarę” propozycję szkoleń, świadczeń pozapłacowych (jedni będą woleć karty multisport, inni karnety na wydarzenia kulturalne) czy choćby propozycję częściowego home office.
