Istotą pracy HR-owca jest strategiczne wsparcie biznesu. Jednak w praktyce pracownicy działów HR toną w papierach, wnioskach i raportach, zostawiając efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi na dalszym planie. Czynności administracyjne zajmują im więcej czasu niż działania dotyczące human resources.
Na czym spędzają czas HR-owcy.
Instytut Badań Rynkowych i Strategicznych Homo Homini przeprowadził badania na grupie 1000 menadżerów i specjalistów HR dla firmy Enxoo, z których wynika, że głównie w pracy zajmują się administracją. Aż 70% czasu pracy przeznacza się na wypisywanie raportów, wniosków urlopowych oraz uzupełnianie danych. Na działania strategiczne firmy, czyli np. planowanie rozwoju personelu lub proces rekrutacji i selekcji pracowników, HR-owcy przeznaczają mniej niż jedną czwartą czasu pracy. Jednocześnie menadżerowie w znacznej liczbie (70 %) twierdzą, że dział HR odgrywa rolę partnera w określaniu strategii budowania zespołu oraz dobrze spełnia swoje zadania w tym zakresie – tak uważa dwie trzecie badanych.
Przede wszystkim raporty.
Pracownicy działów HR przyznają, że tworzą mnóstwo protokołów – 45 proc. badanych pisze 6 raportów miesięcznie. Do najbardziej kłopotliwych i wymagających poświecenia czasu ankietowani zaliczyli raport wynagrodzeń oraz raporty budżetowe. Do tworzenia raportów HRowcy muszą również korzystać z wielu źródeł (najczęściej od 3 do 5), co również jest czasochłonne. O liczbie produkowanych raportów w firmach świadczy fakt, że 10 lub więcej raportów dla kadry zarządzającej tworzy w sumie prawie 20% ankietowanych.
Excel wciąż popularny.
HR-owcy tracą również sporo czasu na wyszukiwanie informacji o pracownikach. Przełożony musi czekać około jednego dnia roboczego, aby zdobyć dane na temat szkoleń, wynagrodzeniach bądź urlopach pracowników. Może to być spowodowane małą popularnością dedykowanych rozwiązań informatycznych, wspierających zarządzanie. Pracownicy HR najchętniej korzystają z tradycyjnych programów typu Excel oraz z poczty elektronicznej. Nieco ponad jedna trzecia badanych stwierdza, że używa systemów informatycznych do zarządzania kadrami.
Menadżerowie zgodnie potwierdzają, że zastosowanie systemów IT, które integrowałyby zadania menadżerów związane z administracją oraz działaniami strategicznymi wspomogłoby zarządzanie zasobami ludzkimi oraz przełożyłoby się na zwiększenie efektywności firmy.
