Doba ma niezmiennie 24 godziny, a obowiązków wciąż przybywa. Nic dziwnego, że wraz z rosnącym tempem życia na popularności zyskują zagadnienia takie jak zarządzanie czasem i dobra organizacja. Jak efektywnie rozporządzać czasem w pracy? O tym już za moment.
Źródło: pixabay.com
Irytujących rozpraszaczy, które nie pozwalają na utrzymanie skupienia na dłużej podczas codziennej pracy jest wiele. Przerywające nasze czynności ciągłe telefony, hałasy z zewnątrz czy zbyt głośne rozmowy współpracowników w jednym pomieszczeniu potrafią skutecznie zabrać cenne minuty i utrudnić koncentrację na bieżących obowiązkach. Mając w pamięci fakt, że nie wszystkie czynniki da się wyeliminować, warto skupić się na tych, które zmienić można.
Aby nie tracić cennego czasu, w pracy unikajmy:
- przeglądania Facebooka – to bezproduktywne zajęcie z jednej strony nie pozwala nam odpocząć, z drugiej zaś jest skutecznym rozpraszaczem uwagi i pochłania kolejne minuty, które można wykorzystać na obowiązki zawodowe;
- zbyt częstych przerw – w pracy lepiej zrobić jedną, ewentualnie dwie większe przerwy niż więcej mniejszych. Podczas nich powinniśmy skupić się na odpoczynku, czyli – w przypadku pracy biurowej – wstaniu od komputera, wyprostowaniu sylwetki, wyjściu na krótki spacer po korytarzu czy zjedzenia posiłku. O ile to możliwe, dobrze jest wyjść na dwór i zaczerpnąć świeżego powietrza. Spędzanie przerwy w tej samej pozycji i otoczeniu nie da nam potrzebnego wytchnienia. Niech przerwa będzie jedna, za to porządna i intensywna;
- bałaganu na biurku i w komputerze – sprawniejszemu wykonywaniu obowiązków sprzyja porządek panujący w najbliższym otoczeniu. W posegregowanych folderach na pulpicie czy segregatorach na biurku szybciej i łatwiej znajdziemy potrzebne dokumenty.
10 wskazówek, które ułatwią efektywne zarządzanie czasem w pracy
Zasada 1: Wyznacz cele do realizacji – wówczas będziesz wiedzieć, na czym się skupić;
Zasada 2: Określ czas niezbędny do wykonania poszczególnych zadań – rozłóż pracę w czasie;
Zasada 3: Sprecyzuj sposób realizacji celów;
Zasada 4: Stwórz harmonogram działań z uwzględnieniem ich kolejności – ustal priorytety, usystematyzuj listę zadań od najbardziej pilnych do tych, które mogą poczekać. Jeśli nie masz presji czasu, ustaw zadania pod względem stopnia ich trudności, rozpoczynając od najbardziej skomplikowanych, a kończąc na najłatwiejszych. Takie działanie ma sens – rano będziesz bardziej wypoczęty niż pod koniec dnia pracy;
Zasada 5: Nie rozpraszaj się dodatkowymi celami – skup się na ustalonej kolejności i nie dodawaj sobie następnych zadań;
Zasada 6: Nie odkładaj niczego na później – jeśli zaplanowałeś na przykład stworzenie raportu na 13:00, a godzina ta właśnie nieuchronnie nadeszła, zajmij się wyznaczonym zadaniem zamiast rozpaczliwie szukać zajęć zastępczych lub kolejnej przerwy. Nie zmieniaj kolejności zadań. Po prostu rozpocznij czynność – im szybciej zabierzesz się do pracy, tym szybciej będziesz miał ją z głowy;
Zasada 7: monitoruj efekty swojej pracy – od czasu do czasu sprawdź, czy układany przez Ciebie harmonogram pozwala Ci na realizację celów w optymalnym czasie. A może jest coś, czego w swoich planach nie uwzględniłeś, a co pozwoli efektywniej wykorzystać czekające Cię kolejne 8 godzin?
Zasada 8: przymnij oko na czynniki zewnętrzne – to, że kontrahent znowu spóźnia się na umówione spotkanie, a w firmie raz na kilka miesięcy dochodzi do dużej awarii sieci komputerowej, nie stanowi końca świata. Z przymrużeniem oka podejdź do okoliczności, na które zwyczajnie nie masz wpływu. Po prostu rób to, co do Ciebie należy;
Zasada 9: Bądź sumienny – dokładne i kilkakrotne przeczytanie briefu, upewnienie się co do wymagań szefa, rzetelne sprawdzenie treści e-maila czy ponowne przeczytanie raportu przed ostatecznym wysłaniem, wreszcie poprawienie literówek – wszystko to sprawia, że zmniejsza się ryzyko ewentualnych poprawek, a czasem wręcz konieczności rozpoczynania tej samej czynności od nowa. Będąc dokładnymi, możemy zaoszczędzić własny czas przy ograniczonym nakładzie pracy. A jak wiadomo, czas to pieniądz. Jesteśmy przecież w stanie wyobrazić sobie zgubne skutki wynikające z drobnej literówki popełnionej przez grafika, skutkującej stratami finansowymi i potrzebą wydrukowania na nowo kilku tysięcy firmowych plakatów. Dbając o detale, takich sytuacji możemy w prosty sposób uniknąć;
Zasada 10: Wymagaj przede wszystkim od siebie: niezależnie od tego, jak zachowują się kontrahenci czy przełożeni, nie zwalnia Cię od sumiennego wykonywania obowiązków. W codziennej pracy, nie zapominaj wymagać przede wszystkim od siebie.
Więcej praktycznych porad na temat organizacji czasu pracy znajdziesz na blogu internetowym Jobs.pl.
