Zwykło się mówić, że dobra komunikacja międzyludzka rozwiązuje większość problemów. Bez wątpienia można przenieść to twierdzenie na grunt firmowy. Kłopoty związane z efektywnością, wydajnością i przebiegiem procesów wynikają bowiem najczęściej właśnie ze złej strategii komunikacji oraz nieumiejętnej jej egzekucji. Zarządzający zdają sobie jednak z tego sprawę i robią wiele, żeby usprawnić procesy komunikacyjne.
Wewnętrzny PR
Czym więc jest dokładnie komunikacja wewnętrzna w firmie i dlaczego warto poświęcić jej uwagę? Można powiedzieć, że jest to jedyna forma działań PR (public relations) skierowana do wewnątrz, a nie na zewnątrz. Generalnie przyjęło się uważać, że im większa firma, tym większa potrzeba wdrożenia tego typu działań. W praktyce wielkość firmy nie mam takiego znaczenia i liczy się zaangażowanie każdego pracownika w realizowane zadania.
Aby to osiągnąć, konieczne jest planowe i konsekwentne informowanie pracownika o bieżącej działalności firmy. Świadomy i zaangażowany pracownik będzie wtedy najbardziej skuteczną wizytówką przedsiębiorstwa. Takie podejście wyklucza frustrację, motywuje i zachęca do działania. Nie do przecenienia jest przy tym rola liderów, którzy utrwalają w zespole wiarę we własny sukces i są swoistym narzędziem komunikacji wewnętrznej.
Zła komunikacja rodzi chaos
O ile zupełny brak komunikacji wewnętrznej jest zawsze złym rozwiązaniem, to również niewłaściwa komunikacja potrafi przynieść więcej szkody, niż pożytku. Szczególnie jest to widoczne, gdy występuje spory rozdźwięk pomiędzy oficjalnym i nieoficjalnym obiegiem informacji. Wszelkiego rodzaju plotki, sprzeczne informacje i chaos komunikacyjny, są symptomami, że źle się dzieje w naszej organizacji. W skrajnym przypadku dochodzi do demotywacji, spadku wydajności, a nawet zwiększonej fluktuacji pracowników.
Przepis na efektywną komunikację
Co zatem robić, aby poprawić komunikację wewnętrzną i wykorzystać drzemiący w niej potencjał? Przede wszystkim otworzyć się na dialog. Komunikacja to nie tuba propagandowa, ale dialog dwóch równorzędnych stron. Należy przy tym unikać niedomówień, banałów i marketingowego “bełkotu”. Tylko wtedy wszystko zadziała, jak należy i firma będzie wiarygodnym partnerem w oczach pracowników.
Dodatkowym atutem będzie opracowanie kompleksowej strategii komunikacji. Dokładnie tak, jak przy działaniach skierowanych na zewnątrz, musimy zorientować się na konkretne cele.
Jeśli prowadzimy już planowane działania, warto pokusić się o audyt komunikacji i zweryfikować, czy wszystko robimy dobrze oraz co możemy jeszcze poprawić.
Na koniec warto dodać, że komunikacja wewnętrzna to proces… nigdy tak naprawdę się nie kończy, a w związku z tym cały czas powinien być optymalizowany.
