Wywiązywanie się ze służbowych obowiązków to podstawa pracy każdego zatrudnionego, za co należy mu się wynagrodzenie. Jednak wciąż wielu pracowników wychodzi z założenia: „czy się stoi, czy się leży…”. Jak monitorować pracę, by nie przesadzić z kontrolą?
W internecie jest pełno porad i filmików pokazujących, jak przetrwać dzień prac, by za bardzo się nie przemęczyć. W każdej firmie znajdzie się osoba, która częściej niż na służbowe dokumenty patrzy na zegarek, odliczając minuty do wyjścia. Dostęp do sieci w pracy dla niektórych pracowników to okazja do sprawdzenia prywatnej poczty, facebooka lub innych niezwiązanych z praca witryn. Rolą każdego managera czy kierownika jest pilnowanie, by podwładni na czas wywiązywali się z powierzonych im zadań, jednak obecnie coraz trudniej jest o to zadbać.
Prezes z batem i kamerką
Pilnowanie swoich podwładnych jest czynnością, w której łatwo można przekroczyć pewne granice. Są takie sposoby chętnie wykorzystywane przez pracodawców, które zakrawają na inwigilację, która jest niezgodna z prawem. Po za tym może przynieść negatywne skutki. Z czego korzystają kierownicy? Najprostszym rozwiązaniem jest osobista obecność i kontrola pracowników. Kto nie spotkał się z managerem, który co chwilę zagląda do naszego stanowiska i zerka na monitor naszego komputera? To skuteczna metoda, ale niekoniecznie odpowiednia – nikt nie lubi, gdy patrzy mu się na ręce. Podobnym przykładem jest system monitoringu za pomocą kamer. Pracownicy mogą czuć się w tym wypadku nieswojo, gdyż ciągły monitoring zaburza poczucie intymności i dyskrecji. Kontrolowanie może odbywać się także w postaci blokowania stron internetowych, które według pracodawcy nie są potrzebne do wykonywania obowiązków służbowych, np. media społecznościowe. Najbardziej patologiczną sytuacją jest korzystanie z oprogramowania, które pozwala podglądać obraz, który wyświetla się na monitorze pracownika. Prezes ma wówczas dostęp do wszystkich komputerów i widzi, co porabiają jego podwładni. Wadą tych wszystkich rozwiązań jest obniżenie poczucia zaufania między szefem a podwładnym. Pracownicy mogą czuć się skrępowani. Ich kreatywność, motywacja oraz jakość pracy spada, a więc zamiast większej produktywności okazuje się, że pracują mniej wydajnie, choć przez cały dzień zajmują się sprawami związanymi z firmą. Jak zatem skuteczne monitorować pracę i oceniać pracowników, by nie popaść w skrajność?
Sprawny przepływ informacji zamiast kontroli
W tym celu warto wykorzystać analizę informacji. Zapewniają to specjalne aplikacje na zamówienie, dzięki którym otrzymujemy narzędzia pozwalające sterować pracą zatrudnionych. Dzięki specjalistycznym systemom IT możemy np. tworzyć kalendarze, ustalać interaktywne harmonogramy, kolejkować zadania, zarządzać projektami i wiele więcej. Po za tym aplikacja jest źródłem danych na temat tego, ile czasu zajmuje pracownikom wykonanie konkretnych zadań. Dzięki raportom jest możliwe bieżące pilnowanie realizowanych zadań. To zdecydowanie ułatwia także wynagradzanie pracowników. System wynagrodzeń pracowników również wpływa na ich motywację. Takie rozwiązania jak system prowizyjny lub premiowy wpłynie na ich większe zaangażowanie w wykonywaną pracę.
Sprawny przepływ informacji, czyli także informowanie pracowników i komunikacja wewnątrz firmy zapewni, że pracownik będzie musiał wykonać powierzone mu zadania, choć nie odczuje nad sobą bata prezesa.
