Outsourcing procesów kadrowo-płacowych to nie tylko naliczanie płac i prowadzenie teczek personalnych. Najwięcej korzyści z outsourcingu osiągnęły organizacje, które połączyły zlecenie spraw kadr i płac na zewnątrz z dostępem do nowoczesnych technologii informatycznych. Coraz więcej usług outsourcingowych, także w dziedzinie HR, świadczonych jest w postaci rozwiązań „chmurowych”. Taki model nie wymaga inwestowania w infrastrukturę IT, zapewnia ciągłość i automatyzację procesów, a co najważniejsze gwarantuje bezpieczeństwo przetwarzanych danych.
Jednym z przykładów nowoczesnego podejścia do świadczenia usług outsourcingu procesów kadrowo-płacowych jest HR OPTiCenter należące do spółki OPTeam SA – doświadczonego integratora systemów informatycznych wspomagających zarządzanie w przedsiębiorstwach. W ramach centrum outsourcingowego HR OPTiCenter spółka poszerzyła swoją ofertę o usługi kadrowo-płacowe oraz wdrożenie samoobsługowych portali pracowniczych, które odciążają działy personalne firm i instytucji przekazując część spraw w ręce pracowników.
Portal pracowniczy to dostępna w modelu chmurowym internetowa platforma, dzięki której pracownicy oraz managerowie zyskują bezpieczny dostęp do funkcjonalności związanych z bieżącymi sprawami kadrowo-płacowymi. Portal pozwala pracownikom między innymi na: złożenie online wniosku urlopowego, wydruk paska płacowego i RMUA czy podejrzenie harmonogramu czasu pracy. Dzięki systemowi mailowych powiadomień portal przypomina pracownikom o kończącej się ważności badań lekarskich, szkoleń BHP czy wygasającej umowie o pracę. Managerowie natomiast otrzymują możliwość korzystania z szeregu dostępnych raportów. Rozwiązanie ułatwia komunikację pomiędzy managerami, pracownikami oraz działem personalnym, usprawniając wykonywanie codziennych i rutynowych zadań wszystkim użytkownikom. Portal pozwala również na usprawnienie procesów obiegu dokumentów i zmian w danych HR, redukcję ilości danych wprowadzanych przez dział personalny oraz redukcję liczby zapytań administracyjnych pracowników i menedżerów, kierowanych do działu HR.
Oprócz dostępu do nowoczesnych narzędzi i wiedzy specjalistów korzyścią z outsourcingu jest redukcja kosztów, oszczędność czasu pracy działu personalnego, uproszczenie obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie i optymalizacja procesów kadrowych.
Stworzenie portalu pracowniczego nie byłoby możliwe bez wsparcia środków z funduszy europejskich. Projekt „Wdrożenie innowacyjnej platformy B2B HR OPTiCenter w celu automatyzacji komunikacji z partnerami” zrealizowano w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
