Rozmowa komunikująca zwolnienie z pracy to niezwykle trudna i stresująca sytuacja nie tylko dla pracownika, ale również dla przełożonego. Ten ostatni nie tylko musi zachować zimną krew, ale również powinien postępować wyjątkowo delikatnie. Do tego nie wiadomo, jak zareaguje pracownik.
Według NBP od wielu miesięcy sytuacja na polskim rynku pracy nieustannie się poprawia. Stopa bezrobocia w II kwartale 2016 roku osiągnęła po raz kolejny niski, rekordowy poziom (6,4%, w I kwartale – 7%). Liczba pracujących wzrosła w całej gospodarce o 1,2% w ujęciu rocznym, podobnie zwiększyła się również dynamika płac o 4,3% r/r. To oznacza, że pracodawcy raczej poszukują w ostatnim czasie pracowników niż redukują zatrudnienie, ale przecież nie oznacza to, że całkiem przestano zwalniać pracowników. Poza tym, jak zbadała firma analityczna KPMG, 78% polskich pracodawców deklaruje, że optymalizacja struktury zatrudnienia jest dla nich jednym z najważniejszych sposobów redukowania kosztów w przedsiębiorstwie. W jaki sposób jednak poinformować pracownika o zwolnieniu z pracy? Nie jest to łatwe i warto przygotować się do takiego spotkania. Na świecie niektórzy menedżerowie uczęszczają nawet na kilkugodzinne warsztaty z przeprowadzania rozmów informujących o zwolnieniu. Póki co, nie jest to jeszcze powszechne, dlatego podpowiadamy, jak najlepiej przeprowadzić takie spotkanie.
Przygotuj dokumenty
Zanim dojdzie do spotkania ze zwalnianym pracownikiem, należy koniecznie przygotować nie tylko strategie takiej rozmowy, ale również wszystkie niezbędne dokumenty.
– Osoba zwalniająca pracownika powinna zabrać na spotkanie wypowiedzenie umowy o pracę w formie pisemnej. Wymaga tego art. 30 § 3 Kodeksu pracy. Należy także pamiętać, że w wypowiedzeniu powinno znaleźć się pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy zgodnie z art. 30 § 5 Kodeksu pracy – przypomina specjalista ds. HR z GoWork.pl – Warto zauważyć, że rozwój nowych technologii sprawił, iż niekiedy pracodawcy dostarczają pracownikom wypowiedzenie za pomocą poczty e-mail lub jednocześnie drogą elektroniczną i listem poleconym – dodaje przedstawiciel GoWork.
Taką możliwość potwierdził Sąd Najwyższy, który w swoim orzeczeniu z 18 stycznia 2007 roku stwierdził, że „sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza wymagania wypowiedzenia na piśmie (art. 30 § 3 k.p.)”. Trzeba jednak pamiętać, że w takiej sytuacji termin złożenia przez pracownika odwołania biegnie od dnia otrzymania e-maila, co również zostało potwierdzone przez Sąd Najwyższy.
Najlepiej jednak spotkać się z pracownikiem osobiście. W ten sposób można okazać szacunek zwalnianej osobie szczególnie, jeśli rozstanie z pracownikiem nie wynika z jego winy, a jest na przykład rezultatem redukcji etatów.
Na spotkanie staw się osobiście
Na początek trzeba ustalić konkretny termin rozmowy komunikującej zwolnienie pracownika. Jaki dzień najlepiej do tego wybrać? Tutaj zdania są podzielone. Jedni menedżerowi uważają, że najlepszy jest środek tygodnia, ponieważ zwolniona osoba będzie mogła natychmiast zacząć szukać nowej pracy, inni rekomendują piątek, najlepiej środek dnia. W weekend były już pracownik będzie mógł dojść do siebie, odetchnie i w nowym tygodniu rozpocznie kolejny etap swojego życia.
Ważniejsze od wybrania konkretnego dnia tygodnia jest osobiste stawienie się na spotkanie z pracownikiem. Niestety, menedżer lub kierownik powinien wziąć ten obowiązek na siebie. Niedopuszczalne jest wysyłanie na rozmowę zastępców lub przekazywanie informacji o zwolnieniu telefonicznie. Wszystko musi odbyć się twarzą w twarz. Bezpośredni przełożony najlepiej zna pracownika, łatwiej nawiązać mu z nim kontakt.
Komunikuj informacje rzeczowo, ale delikatnie
Istotne jest, w jaki sposób komunikuje się informacje o zwolnieniu pracownikowi. Wypowiedzi menedżera powinny być rzeczowe, zawsze na temat, bez zbędnych dygresji, ale jednocześnie na tyle delikatne, na ile to możliwe w tej kłopotliwej sytuacji. Należy od razu jasno zakomunikować pracownikowi cel spotkania, nie ma sensu silić się na długie wstępy, które nie wnoszą niczego istotnego w komunikacji. Trzeba podać od razu również powody zwolnienia. Przełożony musi dobierać odpowiednio słowa i zwroty tak, żeby nie wywoływać dodatkowej frustracji drugiej strony. Zamiast mówić o zwolnieniu, lepiej znaleźć określenie niosące w sobie większy szacunek, jak np. „nie możemy dłużej zapewniać pracy, zatrudnienia” itp. W toku wypowiedzi należy jednak dać jasno do zrozumienia, że decyzja o zwolnieniu jest ostateczna tak, żeby druga strona nie wzbudzała w sobie złudnej nadziei.
Kontroluj przebieg rozmowy
Jeszcze przed spotkaniem należy przygotować kilka wariantów rozmowy, które będzie można wykorzystać w zależności od okoliczności i od zachowania pracownika. Ważne, żeby przez cały czas kontrolować przebieg rozmowy. Druga strona nie może przejąć inicjatywy. Oczywiście nie jest możliwe, żeby trzymać się dokładnie przygotowanego schematu, ponieważ mamy do czynienia z człowiekiem o określonej wrażliwości, co może spowodować różne zachowanie. Trzeba dostosować się do sytuacji, a jednocześnie przekazać jak najwięcej informacji zwalnianemu pracownikowi.
Osoba, która dostaje wypowiedzenie może zareagować złością i na to również należy być przygotowanym. Pracownik może na przykład nie przyjąć pisma informującego o rozwiązaniu umowy o pracę i odmówić jego podpisania. W rzeczywistości nie ma to jednak znaczenia prawnego i jest uważane za skuteczne doręczenie pisma. W takim przypadku znowu można powołać się na orzeczenie Sądu Najwyższego z 16 marca 1995 roku: „odmowa przyjęcia przez pracownika w miejscu pracy wypowiedzenia złożonego mu przez pracodawcę nie przekreśliła skutecznego dokonania wypowiedzenia mu umowy o pracę, albowiem w świetle reguł doręczania oświadczeń woli (art. 61 KC w związku z art. 300 KP), pisemne wypowiedzenie przez pozwanego umowy o pracę, spełniające wymogi formalne tej czynności prawnej, było prawidłowo doręczone powodowi i zostało skutecznie dokonane z chwilą, gdy doszło do niego w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią”. W sytuacji odmowy przyjęcia wypowiedzenia przez pracownika, osoba wręczająca pismo powinna na wszelki wypadek zapewnić sobie światka danej sytuacji i sporządzić notatkę służbową.
Zakończ spotkanie we właściwy sposób
Bardzo istotne jest nie tylko to, jak zaczyna się spotkanie, ale również jak się kończy rozmowę. Jeśli przełożony szanuje pracownika, powinien przekazać mu referencje w formie pisemnej. Należy również zachować bezwzględnie powagę nawet, jeśli w firmie znają nas z poczucia humoru. To nie czas i miejsce na żarty. Na pewno takie zachowanie nie rozładuje napięcia. Błędem jest także usprawiedliwianie się i ton przepraszający, który sugeruje, że decyzję o zwolnieniu podjął ktoś inny, a przełożony pracownika nie zgadza się z tym. To wprowadza w błąd i jest nielojalne wobec firmy.
Na koniec trzeba elegancko pożegnać się z pracownikiem, powstrzymując się od różnych podtekstów i emocji, a szczególnie złośliwości. Nie ma sensu przeciągać nadmiernie spotkania, które jest trudne dla obydwu stron. Warto również spotkać się potem z zespołem i wyjaśnić sytuację tak, żeby nie było zbędnych niedomówień. Przychodzi w końcu czas, gdy trzeba po prostu odpocząć. Zwalnianie pracownika to zawsze ogromny stres, trudno do tego przywyknąć. Dlatego życzymy wszystkim menadżerom i kierownikiem, żeby jak najrzadziej musieli być w takiej sytuacji, a najlepiej w ogóle.
