Z audytu systemu wynagradzania najczęściej korzystają organizacje, które jeszcze takiego systemu nie opracowały, lub jest on przestarzały. Wbrew pozorom wspomniany problem dotyczy wielu firm. Wśród nich są zarówno te, które rozrosły się w bardzo szybkim tempie, jak i te, które w krótkim czasie zanotowały znaczny wzrost wskaźnika fluktuacji kadr. Zdarza się również, że system wynagrodzeń jest niejasny dla pracowników, lub pracodawca nie jest pewien, czy oferuje sprawiedliwe płace. Jak przebiega proces audytu i jakie niesie korzyści?
Audyt krok po kroku
Gosia Latko, ekspertka z firmy manaHR, zapytana o to, w jakim celu firmy stosują audyt, tak odpowiada:
Audyt systemu wynagradzania jest elementem, od którego zaczyna się prace nad wynagrodzeniami w firmie. Daje on odpowiedź na pytanie, czy w danym systemie występuje problem, jeśli tak to, jak jest poważny. Zazwyczaj jest wstępem do takich działań jak wartościowanie stanowisk pracy oraz stworzenie taryfikatora i tabeli płac.
Audyt to zatem diagnoza aktualnego stanu rzeczy i rekomendacja przyszłych działań. I choć taka struktura procesu nie wydaje się zbytnio skomplikowana, ilość aspektów, które trzeba wziąć pod lupę w trakcie audytu, sprawia, że zająć się tym powinni specjaliści w dziedzinie wynagrodzeń.
Zacząć należy od całościowego obrazu przedsiębiorstwa. Brane są pod uwagę nie tylko wszelkie dokumenty, procedury i wskaźniki HR, ale również oficjalne i nieoficjalne informacje o firmie. Dokumenty, o których mowa to przede wszystkim: regulamin pracy, regulamin wynagrodzeń wraz z załącznikami, struktura organizacyjna, taryfikator i opisy stanowisk.
Z kolei procedury HR, którym muszą się przyjrzeć audytorzy, to te dotyczące rekrutacji pracowników, podwyżek i awansów, szkoleń, onboardingu, planów sukcesji, a także stay i exit interview. Wskaźniki HR mogą być różne w zależności od firmy, niemniej najczęściej analizuje się fluktuację i absencję, płeć, wiek oraz staż pracy.
Dodatkowo w celu uzyskania pełnego obrazu przedsiębiorstwa specjaliści przeprowadzający audyt rozmawiają z kadrą zarządzającą oraz sprawdzają informacje i opinie o firmie w internecie, a także zapoznają się z wynikami badań satysfakcji.
Analiza wynagrodzeń
Sedno audytu to analiza wynagrodzeń. W pierwszej kolejności audytorzy zwracają uwagę na strukturę płac. Na wynagrodzenie składa się płaca zasadnicza (największa część wynagrodzenia) oraz dodatki płacowe (stałe oraz zmienne). Te ostatnie spełniają z reguły funkcję motywacyjną (np. dodatki zmienne są najwyższe w przypadku stanowisk handlowych). Zasady wypłacania dodatków powinny być jasne i zrozumiałe dla pracowników, a audytorzy upewniają się, że rzeczywiście tak jest. Następnie analizowana jest hierarchia wynagrodzeń. W tym celu porównuje się płace między poziomami, by upewnić się, że osoby na wyższych stanowiskach zarabiają więcej niż ich podwładni. Z kolei amplituda płac w obrębie tej samej pozycji może mieścić się w przedziale 25% – 30%. Jeśli pojawia się większe zróżnicowanie, należy to zbadać i znaleźć przyczynę.
Na koniec audytorzy dokonują porównania płac oferowanych przez przedsiębiorstwo z wynagrodzeniami obowiązującymi na rynku, korzystając z raportu płacowego. Niezwykle ważny jest przy tym odpowiedni dobór narzędzia. Powinien to być bowiem raport płacowy, który pozyskuje dane z wiarygodnych źródeł, czyli z działów personalnych firm uczestniczących w badaniu wynagrodzeń.
Korzyści z audytu
Audyt kończy się przygotowaniem listy rekomendacji. Zleceniodawca otrzymuje wytyczne dotyczące rzeczy do poprawy i kierunków zmian. Wdrożenie zaleceń ma usprawnić zarządzanie płacami oraz doprowadzić do skonstruowania sprawiedliwego systemu wynagrodzeń, który będzie motywował pracowników.
