Absencja pracownicza stanowi ważną kwestię dla wielu firm. Każda nieobecność w pracy wiąże się bowiem z dodatkowymi kosztami. Może również wpływać na efektywność działania przedsiębiorstwa, chociażby przez konieczność znalezienia zastępstwa na ten czas lub w przypadku jego braku – niewykonania zadań.
Jednym z rodzajów absencji jest absencja chorobowa. Naturalnie każdemu z nas się ona zdarza i jest rzeczą całkowicie normalną. Mimo wszystko jest to jednak nieobecność, która ma wpływ na działanie naszej organizacji. Właśnie dlatego warto zrozumieć, jak ją skutecznie monitorować oraz zarządzać tym zagadnieniem.
Absencja – jak badać?
Absencję chorobową, tak samo jak inne ważne wskaźniki HRowe, należy badać. Naszym pierwszym krokiem w tym działaniu powinno być jednak uznanie, że pewien poziom absencji jest naturalny i nieunikniony. Pracownicy powinni mieć możliwość korzystania ze zwolnień lekarskich, gdy faktycznie są chorzy. W przeciwnym razie ich wydajność będzie obniżona, a dodatkowo mogą stanowić zagrożenie dla siebie i innych pracowników. Wyobraźmy sobie, że do pracy przychodzi jedna chora osoba. A po 5 dniach mamy niezdolny do pracy cały zespół. Dlatego ważne jest, aby nie dążyć do całkowitej eliminacji absencji chorobowej, lecz raczej do jej kontrolowania i utrzymania na rozsądnym poziomie.
W celu oceny poziomu absencji chorobowej w firmie konieczne jest ustalenie punktu odniesienia. Można to zrobić, porównując dane ze wskaźnikami rynkowymi. Ważne jednak jest to, aby dane były liczone w ten sam sposób. Tylko wówczas mamy gwarancję poprawności naszej analizy.
Polecamy też sprawdzić, jak kształtują się wskaźniki absencji w naszym województwie, regionie, a nawet w naszym mieście. Dobrą praktyką jest też przyjrzenie się jej poziomowi w branży, w której działamy. Różnice w poziomie absencji mogą występować w zależności od sektora. Inna będzie np. w obszarze produkcji, inna w IT. Aby poznać trendy rynkowe dotyczące absencji, warto również sięgnąć po dane historyczne.
W końcu musimy też powiedzieć, że przyjrzenie się ogólnemu wskaźnikowi absencji chorobowej nie jest wystarczające. Może on bowiem obejmować różne rodzaje nieobecności – takie jak urlopy macierzyńskie, rodzicielskie i wychowawcze. W związku z tym, istotne jest przeanalizowanie danych w kontekście różnych grup pracowników oraz uwzględnienie specyfiki branży i regionu, w którym firma działa.
Wskaźnik ogólny vs ten bez absencji ciążowej i wychowawczej
Aby potwierdzić nasze powyższe słowa, chcemy oprzeć się na danych z raportów płacowych. Pokazują one, jak rozkłada się wskaźnik absencji chorobowej ogólnej oraz tej bez urlopów ciążowych i wychowawczych. Zobaczmy, jak prezentują się różnice.
Na wykresie przedstawiono ogólne wskaźniki absencji chorobowej, które zostały uzyskane w najnowszym badaniu przeprowadzonym w kwietniu 2023 roku przez firmę manaHR. Dane te odnoszą się do całego roku 2022. Możemy zauważyć znaczną różnicę pomiędzy obiema wskaźnikami, zarówno dla ogółu pracowników, jak i dla poszczególnych grup. Największa różnica, wynosząca aż 3,8 punktu procentowego, dotyczy pracowników o charakterze umysłowym (white collar). Ten wynik nie powinien nas dziwić, biorąc pod uwagę, że stanowiska o charakterze umysłowym często są dominowane przez kobiety.
Warto również zwrócić uwagę na wysoki poziom absencji wśród pracowników o charakterze fizycznym (blue collar). W przypadku obu wskaźników, absencja dla tej grupy jest wyższa niż dla wszystkich pracowników. Najprawdopodobniej wynika to z trudnych warunków pracy charakterystycznych dla stanowisk fizycznych.
Strategie na radzenie sobie z wysoką absencją chorobową
W celu przeciwdziałania nieuzasadnionej absencji chorobowej polecamy wdrożyć kilka działań. Najważniejsze według nas jest to, aby firma miała jasno określoną politykę dotyczącą absencji oraz by była ona konsekwentnie stosowana. Pracownicy powinni być świadomi zasad dotyczących zgłaszania nieobecności z powodu choroby oraz procedur związanych ze zwolnieniami lekarskimi. Równie ważne jest tworzenie kultury pracy, która promuje zdrowie i dbałość o dobre samopoczucie pracowników. Firma może wprowadzić programy zdrowotne i profilaktyczne, które mają na celu poprawę ogólnego stanu zdrowia ludzi. Mogą to być regularne badania lekarskie, programy aktywności fizycznej, edukacja na temat zdrowego stylu życia i prawidłowego odżywiania się. Tego rodzaju inicjatywy mogą zmniejszyć ryzyko występowania chorób oraz częstotliwość absencji związanej z nimi.
Nie ukrywajmy też, że częstą przyczyną nieobecności może być przeciążenie pracą i stres. Sugerujemy więc wprowadzić opcje, które mogą temu zapobiegać. Wypróbujcie elastyczne godziny pracy, możliwość pracy zdalnej lub programy pomocy psychologicznej dla pracowników.
Konieczność śledzenia tendencji
Absencja pracowników to ważne zagadnienie, które wymaga uwagi i odpowiednich działań ze strony firm. Skuteczne zarządzanie absencją chorobową może przyczynić się do poprawy efektywności pracy, zwiększenia zaangażowania pracowników oraz zmniejszenia kosztów związanych z nieobecnościami. Pamiętajcie też, że regularne monitorowanie i analiza danych dotyczących absencji chorobowej może pomóc w identyfikacji trendów i wzorców. Organizacja powinna śledzić wskaźniki absencji w różnych grupach pracowników, działach i na różnych poziomach organizacji. Dzięki temu można zidentyfikować potencjalne problemy i podjąć odpowiednie działania zapobiegawcze.
